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Protección de la información durante viajes y reuniones

Alfredo Yuncoza  ayuncoza@gmail.com  Twitter: @alfredoyuncoza
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Los viajes y reuniones son parte normal cuando no indispensable de las gestiones laborales de varios cargos. Su frecuencia puede variar desde traslados eventuales hasta en algunos casos, mensuales o semanales.

El trabajador puede verse expuesto a varios tipos de riesgos entre los que cabe mencionar, la sustracción de información sensible o confidencial durante los traslados y/o en reuniones de negocios. De allí la importancia de considerar ciertas medidas de prevención.

Porte con usted una guaya de seguridad para computadoras portátiles e instálela durante su permanencia en hoteles o posadas. Tome la misma previsión si va a permanecer en una sala de reuniones donde hará uso del equipo.

Evite utilizar maletines, morrales o bolsos identificados con sus datos y el nombre o logotipo de la empresa.  De esa forma facilita al delincuente ubicar rápidamente su equipaje del resto, en especial en lugares con aglomeraciones o alto tráfico de personas. No guarde información importante, en el equipaje que debe entregar en los mostradores de las líneas aéreas.

Porte con usted los accesorios de almacenamiento de datos tales como disco duro externo, CD, DVD, pen drive entre otros, los cuales deben incluir software para acceder con clave. Evite utilizar los de terceros en su computador ya que puede infectarse con virus o programas maliciosos de robo de información. Es importante que tenga todos los datos de dichos accesorios y la pc (marca, modelo, serial), los cuales le serán solicitados por las autoridades en caso de robo o hurto. Por otra parte, cuando deba instalar momentáneamente archivos en un equipo para por ejemplo hacer una presentación, asegúrese al final de borrar esos archivos.

Tome las previsiones de llevar con usted las copias de documentos que pudiera requerir para sus gestiones. Fotocopiar documentos sensibles en lugares públicos no es recomendable.

En áreas de espera tales como salas de aeropuertos o lobbys de hotel, no comparta con extraños información sobre su viaje, itinerario, empresa que representa  ni objeto de su visita. Por otra parte, recuerde que cuando trabaja en esos espacios parte importante de la información, documentos, pantalla de la computadora, llamadas telefónicas entre otros, quedan expuestos al público en general. 

Es práctica común que los delincuentes roben información o bienes de valor, utilizando como intermediarios a damas o caballeros que abordan gentilmente a las víctimas seleccionadas en hoteles, restaurantes u otros centros sociales.  Los motivan al consumo de licor o drogas, para posteriormente trasladarlos a sus habitaciones o lugares previamente acordados.

Las reuniones donde vayan a tratarse temas de alta importancia o información confidencial y sensible, deben realizarse preferiblemente en salas donde se incluyan consideraciones de protección a la información: sistema de sonido que no se escuche en el exterior, bloqueo de wifi, ausencia de cámaras de video o sistemas de grabación de cualquier tipo. En el exterior no deben colocarse avisos o señales que identifiquen la reunión, los asistentes o el tema a tratar. La distribución de información a los asistentes es más segura por medios electrónicos que hacer entrega en físico. Si se realizan notas a manera de borradores que no van a ser retiradas por los asistentes, deben desecharse preferiblemente en un destructor de documentos. Igual destino deben tener las hojas de rotafolio. Las pizarras acrílicas deben borrarse al final de cada jornada o en los intermedios si la sala quedará sin los participantes. 

Si realiza un viaje de negocios acompañado de algún miembro de su núcleo familiar, no lo haga público. Recuerde que ese puede ser el eslabón débil el cual van a atacar los delincuentes para obtener de usted la información que requieran.

Las reuniones y viajes de negocios son actividades que deben coordinarse con la unidad de Seguridad de la organización. Los detalles que pudieran parecer de rutina pueden revisarse en equipo y a tiempo, para establecer las previsiones necesarias y minimizar la posibilidad que usted sea víctima.

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